Kontrolle statt Chaos
Aus Finanz-Chaos wird ein System, das für dich arbeitet – Kontrolle vom Posteingang bis zum Steuerberater.
Das Problem
Rechnungen kommen digital. Bearbeitet werden sie oft auf Papier.
Laut einer WKO-Umfrage vom März 2025 unter 433 Betrieben, die Rechnungen elektronisch erhalten, kam es zu folgendem Ergebnis (Mehrfachnennungen möglich):
Das hören wir in Gesprächen mit Betrieben
„Ich sitze trotzdem drei Wochenenden und muss meine Belege schlichten, und dann muss ich mir die E-Mails raussuchen …“
„… dann werden die Belege auf irgendwelchen Zetteln zusammengeklebt und dann wieder eingeklebt und so weiter. Das ist völlig, völlig bescheuert.“
„… es hat mich dann schon überrascht, wo wir eigentlich Geld ausgeben, das uns gar nicht so bewusst ist.“
Finance OS
Jedes Bundle hat einen Einmalpreis, die Einrichtung in einem Termin ist inklusive.
Starter
Modul 1: Struktur & Kontrolle
- Eingangsrechnungen automatisch erfasst, benannt, abgelegt
- Zentrale Übersicht in Google Sheets
- Monatlicher Export an deinen Steuerberater, nach deiner Freigabe
- Einrichtung inklusive
Plus
Modul 1–2: Struktur & Zahlungsmanagement
- Alles aus Starter
- Modul 2: Zahlungsmanagement
- Erinnerungen an Fälligkeiten per Mail oder Slack
- Vorschau, was in 7 und 30 Tagen fällig wird
- Einrichtung inklusive
Pro
Modul 1–3
- Alles aus Plus
- Modul 3: Ausgangsrechnungen
- Einrichtung inklusive
Premium
Modul 1–4
- Alles aus Pro
- Modul 4: Reporting & KPI
- Einrichtung inklusive
Du kannst später jederzeit weitere Module dazukaufen. Die Einrichtung fällt dann aber ein zweites Mal an. Wenn du schon weißt, was du brauchst, ist das größere Bundle von Anfang an günstiger. Mehr dazu →
Finance OS
Die Module
Finance OS läuft in deinem bestehenden Google Workspace. Ob Ordination, Agentur, Kanzlei oder E-Commerce-Betrieb: Der Ablauf ist derselbe.
Modul 1 – Struktur & Kontrolle
Eingangsrechnungen aus deinem Postfach werden automatisch erfasst, einheitlich benannt und abgelegt. Alle Rechnungen stehen in einer Übersicht in Google Sheets. Jeden Monat geht nach deiner Freigabe ein Export an deinen Steuerberater, mit Link auf den Belegordner.
Modul 2 – Zahlungsmanagement
Du siehst, welche Rechnungen wann fällig sind, und bekommst rechtzeitig eine Erinnerung per Mail oder Slack. Eine Vorschau zeigt, was in den nächsten 7 und 30 Tagen zu zahlen ist.
Modul 3 – Ausgangsrechnungen
Deine eigenen Rechnungen an Kunden, im selben System. Bald verfügbar.
Modul 4 – Reporting & KPI
Kennzahlen aus deinen Finanzdaten, nur im Premium-Bundle. Bald verfügbar.
Finance OS Care
Geprüfte Updates für dein Finance OS, wenn sich die Plattformen dahinter ändern.
Monatliche Statusmeldung
Einmal im Monat eine automatische Meldung, welche n8n-Versionen geprüft sind und welche Risiken bei den Plattformen bekannt sind.
Geprüfte Updates
Ändern n8n, Google Workspace oder Mistral ihre Schnittstellen oder ändern sich Normen für Rechnungen, bekommst du ein geprüftes Update, das du selbst einspielst.
Support per E-Mail
30 Minuten pro Monat, schriftlich mit einer Vorlage, Antwort innerhalb von 2 Werktagen.
Add-ons
Ergänzende Services rund um Finance OS.
Automation Launchpad
1.980 € einmalig
netto, exkl. USt
Vier Stunden konzentriert an deinen größten Automatisierungs-Hebeln arbeiten: Wir identifizieren, was sich in deinem Business lohnt zu automatisieren, und bauen einen konkreten Umsetzungsplan, mit dem du sofort starten kannst. Unabhängig von Finance OS buchbar.
n8n Auto-Update-Flow
149 € einmalig
netto, exkl. USt
Wir liefern dir einen fertigen Update-Ablauf für deine selbst gehostete n8n-Instanz, den du selbst einspielst. Bei n8n Cloud nicht nötig – das übernimmt n8n Cloud für dich.
Häufige Fragen
Welche Konten brauche ich?
Vier Dinge: ein Google Workspace (Tarif siehe Frage zum Workspace-Tarif), eine eigene n8n-Instanz, ein Konto bei Mistral und eine E-Mail-Adresse für die Meldungen. Statt per Mail kannst du die Meldungen auch in Slack bekommen, dann brauchst du dafür einen Slack-Workspace.
Welchen Google-Workspace-Tarif brauche ich?
Einen, der zweierlei unterstützt: das Festlegen der EU-Speicherregion und erweiterte Freigaberichtlinien für geteilte Ablagen – derzeit ist das Business Standard. Die EU-Speicherregion hält die von Googles Datenregions-Richtlinie erfassten Daten in Europa. Die erweiterten Freigaberichtlinien brauchst du, um den Belegordner kontrolliert für deine Steuerkanzlei freizugeben. In kleineren Editionen läuft der Workflow zwar, aber beide Kontrollen fehlen – wir richten Finance OS deshalb nur auf einer Edition ein, die sie bietet.
Wie lange dauert das Setup?
Eine Setup-Session dauert bis zu 4 Stunden und wird in einem Termin abgeschlossen. Du brauchst während der Session Admin-Zugang zu deinem Google Workspace und deiner n8n-Instanz. Dein Google Workspace muss im Tarif Business Standard laufen – warum, steht in der Frage zum Workspace-Tarif.
Welche Rechnungen verarbeitet Finance OS?
Rechnungen, die als PDF oder Bild per E-Mail in deinem Postfach ankommen. Das ist der Normalfall: Laut einer WKO-Umfrage vom März 2025 erhalten 98,8 % der befragten Betriebe elektronische Rechnungen als PDF, und im Schnitt kommen 80,1 % davon per E-Mail (Angaben von 433 Betrieben). Auch ZUGFeRD-Rechnungen sind PDFs und werden normal gelesen. Reine XML-Rechnungen, etwa eine XRechnung aus Deutschland, erfasst Finance OS heute nicht.
Kann ich später ein Modul nachrüsten?
Ja. Du zahlst den Unterschied zum größeren Bundle: von Starter zu Plus 400 €, von Plus zu Pro 600 €, von Pro zu Premium 900 €, jeweils netto, exkl. USt. Dazu kommt bei jedem Nachkauf eine einmalige Pauschale für die Einrichtung, pro Nachkauf und nicht pro Modul. Wer gleich das größere Bundle nimmt, zahlt die Einrichtung nur einmal.
Kontakt
Wir klären im Erstgespräch, ob Finance OS zu deinem Setup passt. Kein Pitch – nur ein ehrliches Gespräch. Antwort innerhalb von 2 Werktagen.
Anbieter: propa digital · Sitz in Österreich